Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Giúp tối ưu hiệu quả quản lý, đào tạo nguồn nhân lực. Đồng thời số hóa các quy trình giúp giảm chi phí, thời gian thực hiện các công tác tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân hay các thủ tục khác liên quan đến người lao động.
Vậy bản chất của việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì? Lợi ích và giải pháp nào giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công? Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin ấy tới bạn đọc.
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình áp dụng và ứng dụng số hóa vào hoạt động vận hành – quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Chuyển đổi số nhân sự không phải là “thay người thành máy”, cũng không phải cắt bỏ hoàn toàn mà là tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực đang có.
Lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự
Hoạt động chuyển đổi số nói chung mang đến 5 lợi ích chính cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, gia tăng năng suất lao động
- Nâng cao chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng
- Nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp
- Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh: lợi nhuận, khách hàng
- Trong hoạt động quản lý nhân sự tại mỗi tổ chức, chuyển đổi số đặc biệt thể hiện vai trò trong việc tối ưu năng suất của cán bộ làm công tác nhân sự, đồng thời gia tăng sự hài lòng cho chính những khách hàng trong doanh nghiệp – là nội bộ nhân viên.
Công nghệ kỹ thuật số cho phép nhân viên HR truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, giúp họ đảm nhiệm công việc trong không gian và thời gian linh hoạt/ Ngoài ra, công nghệ kỹ thuật số còn giúp hạn chế các quy trình thủ công và tự động hóa các công việc như tính lương, gửi bảng lương cho nhân viên, kê khai thuế thu nhập cá nhân, lưu trữ hồ sơ nhân sự…, cho phép các nhà lãnh đạo xem tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp ngay trên di động bằng những biển đồ trực quan nhất.
Với những nhân viên trong công ty, cũng chính là khách hàng mà bộ phận nhân sự cung cấp dịch vụ, việc chuyển đổi số cũng đem đến cho họ trải nghiệm tốt hơn khi làm việc trong môi trường hiện đại. Có thể tra cứu thông tin cá nhân, lương, phúc lợi, hồ sơ của mình mọi lúc mọi nơi. Thay vì như cách truyền thống, tốn nhiều thời gian yêu cầu, đợi phê duyệt, xử lý hồ sơ bằng giấy tờ thì quy trình số hóa hầu như được thực hiện tức thời, nhân viên cũng nhận được dịch vụ nhân sự tốt hơn.
Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong quản lý nhân sự
Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự thực chất là quá trình số hóa và ứng dụng công nghệ để quản trị nguồn nhân lực. Giải pháp số được ưu tiên sử dụng là phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng Cloud.
Trong số các công việc bộ phận nhân sự cần thực hiện, toàn bộ trong số đó đều cần được quản lý trên nền tảng số và cần được liên kết dữ liệu, tự động hóa các quy trình quản lý liên quan. AMIS Nhân sự là phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, liên kết trực tiếp với các phân hệ quản trị doanh nghiệp khác như CRM, Kế toán, Tuyển dụng…
Ưu điểm của AMIS Nhân sự là tăng cường khả năng làm việc linh hoạt của nhân viên HR và ban lãnh đạo trên các thiết bị kết nối mạng, có thể truy cập dữ liệu, làm việc và xem báo cáo nhân sự mọi lúc mọi nơi.
Ngoài ra, với những tính năng dành cho ban lãnh đạo, AMIS Nhân sự giúp nhà quản lý:
- Tức thời biết được số lượng, tình hình biến động ở từng bộ phận, kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự
- Tra cứu quá trình công tác, năng lực, thành tích,… của nhân viên để quy hoạch, bổ nhiệm
- Dễ dàng gửi các lời chúc (sinh nhật, cưới hỏi,…) hoặc chia buồn để kịp thời động viên nhân viên
- Đi công tác vẫn có thể duyệt phép, duyệt đề nghị đi công tác qua mobile
Đối với bộ phận HR, phần mềm giúp tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc của cán bộ nhân sự trong các công tác
- Quản lý hồ sơ: Đính kèm bản scan hồ sơ theo tứng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc
- Quản lý hợp đồng: Quản lý hợp đồng theo từng loại, tự động nhắc những hợp đồng hết hạn giúp cán bộ nhân sự chủ động trong việc gia hạn hợp đồng. Lập và in hàng loại hợp đồng, phục lục hợp đồng cùng lúc cho nhiều nhân viên
- Quản lý thời gian: Phê duyệt đơn xin nghỉ (nghỉ phép, nghỉ ốm,…), đăng ký làm thêm giờ, đăng ký nghỉ bù,… trực tuyến trên phần mềm giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, đơn giản hóa được các đơn từ, thủ tục nhưng vẫn kiểm soát chặt chẽ thời gian của từng nhân viên
- Chấm công: Nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian, chấm công ngoài giờ, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, sản phẩm/doanh số, hiệu quả công việc (KPIs)
- Lương: Tính lương theo thời gian, sản phẩm, doanh số, KPI. Tự động tính thuế TNCN, bảo hiểm chi tiết theo từng nhân viên. Nhân viên xem Phiếu lương trực tuyến trên mobile giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đảm bảo bí mật lương
- Thuế: Cán bộ nhân sự tự động lập các tờ khai thuế và quyết toán thuế TNCN để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên có thể thực hiện các thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh và tra cứu bảng tính thuế TNCN trực tiếp trên phần mềm
- Bảo hiểm: Tự động lập các báo cáo bảo hiểm, hồ sơ đăng ký bảo hiểm, hồ sơ thanh toán bảo hiểm hàng tháng, luôn cập nhật kịp thời các biểu mẫu mới nhất theo quy định của nhà nước. Theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của từng nhân viên
- Đánh giá: Nhân viên và Quản lý đánh giá năng lực, năng suất, thái độ của nhân viên trực tuyến trên phần mềm. Tự động tổng hợp kết quả đánh giá, lưu trữ hồ sơ đánh giá theo từng nhân viên
- Hồ sơ năng lực: Xây dựng từ điển năng lực cho từng vị trí công việc cụ thể theo từng Kiến thức, Kỹ năng, Thái độ giúp cán bộ nhân sự dễ dàng biết được từng nhân viên đang còn yếu hoặc thiếu các kiến thức, kỹ năng nào để kịp thời đào tạo bổ sung
- Quản lý công tác: Lập và duyệt đề nghị đi công tác, đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán chi phí công tác TRỰC TUYẾN trên Mobile giúp giảm đốc dễ dàng phê duyệt đề xuất đi công tác của nhân viên mọi lúc, mọi nơi
- Giải quyết nghỉ việc: Thực hiện nhanh chóng và chặt chẽ các thủ tục giải quyết nghỉ việc cho nhân viên: Thanh lý hợp đồng, thu hồi tài sản, quyết toán các khoản nợ, thu hồi các khoản tài trợ đào tạo theo cam kết,…
- Và các nghiệp vụ khác như Khen thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đào tạo….
Không khó để chuyển đổi số, nhưng để chuyển đổi số thành công và mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đòi hỏi mỗi tổ chức cần tìm kiếm giải pháp phù hợp. Xây dựng lộ trình và đánh giá khả năng thực thi của từng giải pháp chuyển đổi số.
Hy vọng với những thông tin được gợi ý trên đây, quý doanh nghiệp có thêm sự lựa chọn trong việc tìm giải pháp chuyển đổi số quản lý nhân sự phù hợp. Chúc quý doanh nghiệp thành công trên lộ trình chuyển đổi số của cuộc cách mạng công nghệ 4.0.
Nguồn Internet
